La domiciliation de l’entreprise correspond à l’adresse administrative de votre structure : siège social, établissement principal ou secondaire et figurera sur tous vos documents commerciaux (devis, factures, etc). Elle est enregistrée au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de votre préfecture au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM) pour les artisans, quelque soit le type de structure que vous créez. Fiscalement, l’entreprise domiciliée dans un centre d’affaires sera tout de même redevable de la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) malgré l’absence de surface occupée.

La domiciliation de votre entreprise en Vendée (85)

Nous proposons un contrat de domiciliation à l’année dans notre établissement principale situé au 31 Boulevard Georges POMPIDOU – 85800 Saint-Gilles-Croix-de-Vie au sein du centre d’affaires ADE Coworking. Ce contrat est établi pour une durée minimale de 12 mois, renouvelable par tacite reconduction de la même période, sauf préavis de résiliation (3 mois avant la fin de la période d’engagement).

U.P. Ultra Phylum est une entreprise privée, il n’y a donc pas de limite de temps, ni condition spécifique pour la structure comme il est d’usage pour une pépinière ou un incubateur.

La Vendée est très attractive et dynamique aujourd’hui. Saint-Gilles-Croix-de-Vie est une cité balnéaire de près de 8.000 habitants, faisant partie de la communauté de commune du Pays de Saint Gilles en fort développement économique, et possédant une infrastructure fonctionnant à l’année : Une ligne SNCF en direct pour Nantes, des Lignes Expresses Régionales pour La Roche sur Yon ou les Sables d’Olonne, la fibre optique (arrivée prévue fin 2018), deux collèges, un lycée prévu pour 2021, une activité portuaire de plaisance très active à Port La Vie, et de grandes entreprises y sont installées.

Nos prestations

Nous nous engageons à faire bénéficier l’entreprise domiciliée des prestations suivantes :

  • Utilisation de l’adresse du domiciliataire comme adresse du siège social de l’entreprise domiciliée,
  • Services de réception et réexpédition du courrier quotidien
  • L’utilisation d’un casier individuel pour le stockage de documents personnels et du courrier quotidien
  • L’accès aux locaux aux heures d’ouvertures de 9h à 18h du lundi au vendredi,
  • Accès internet mutualisé gratuit
  • Une demi-journée de salle de réunion afin de réaliser l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle avec vos associés

Sur demande en fonction des disponibilités et au tarif abonné ou résident :

  • Mise à disposition d’une imprimante et scanner avec accès personnalisé et/ou par carte de rechargement
  • Mise à disposition sur demande d’un local à usage exclusif de bureaux, Salle de Réunion, Bulles confidentielles ou espace de Coworking

Nos obligations en tant que domiciliataire

Pendant toute la durée du contrat, nous nous engageons à :

  • être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, durant l’occupation des locaux ;
  • mettre à la disposition de l’entreprise domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
  • détenir, pour chaque entreprise domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile de son représentant légal et à ses coordonnées téléphoniques ainsi qu’à chacun de ses lieux d’activité et du lieu de détention des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire ;
  • informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque l’entreprise domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier ;
  • communiquer aux huissiers de justice, munis d’un titre exécutoire, les renseignements propres à joindre l’entreprise domiciliée ;
  • fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

Vos obligations en tant qu’entreprise domiciliée

Durant toute la durée du présent contrat, vous vous engagez à :

  • utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit si le siège est situé à l’étranger comme agence, succursale ou représentation ;
  • tenir informé le domiciliataire de toute modification concernant son activité ;
  • déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel ;

U.P. Ultra Phylum est agréée par la préfecture de Vendée sous le numéro 85-18-02, délivré le 14 mai 2018 pour réaliser les prestations de domiciliation d’entreprise.

Déménagement de l’entreprise

Dans le cas d’un changement d’adresse de votre entreprise, pour venir ou repartir du centre d’affaires, il vous faudra effectuer des formalités administratives et juridiques :

  • modifier tous les documents émis par votre entreprise : Statuts, factures, devis, documents commerciaux et administratifs, support de communication,…
  • publier une annonce légale dans un journal d’annonces légales,
  • mettre à jour votre dossier au RCS ou RM, afin d’obtenir un nouvel extrait k-bis,
  • Dans le cas d’une entreprise employant des salariés, même si la taille de votre activité ne vous y oblige pas, pensez à consulter vos salariés ou les IRP avant la décision finale.

Pourquoi domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation

Lors des créations d’activité il est d’usage pour économiser certaines dépenses de domicilier son siège social eu domicile d’un mandataire social., mais faire une domiciliation dans un centre d’affaires donne deux atouts à votre entreprise.

  • Une amélioration de votre image : lors des recherches sur Google Map, Mapping, … lorsqu’un prospect, un fournisseur vous recherche il tombera sur un établissement professionnel et non sur une belle maison avec vue sur votre jardin ou sur l’entrée de votre immeuble personnel.
  • Un mise en relation avec les résidents et usages du tiers lieu : Les centres d’affaires organisent régulièrement des animations auprès de leurs locataires et usagers afin de créer du lien et favoriser les échanges. Votre premier client, partenaire est à coté de vous.

De plus, domicilier son entreprise chez soi n’autorise pas pour autant l’exercice d’une activité chez soi (réception de clients, fournisseurs, partenaires, stockage de marchandises…) et les règles de domiciliation dépendent de la commune ou de la préfecture et est limitée généralement à 5 ans maximum.